ITコーディネータのhitoです。
効率を上げるために「ToDoをキチンと管理して実践」する。最近特によく聞く言葉です。
会社も働き方改革で、現場へ「効率のいい仕事をするように」という指示を出すことが多くなっています。上司・先輩から「もっと効率よく仕事をしろ！」と言われた経験のある人もいるのではないでしょうか。
効率よく仕事をするために、よく持ち出されるのが「ToDo」というものです。
では、このToDoとは何でしょうか。ToDoを実践するメリットは何でしょうか。
初めての人にでもわかるよう、簡単に書いてみます。
目次
ToDoとは
ToDoとは、簡単に言うと「いつかすること」です。
例えば、「今週中にBlogを書く」「来週までにお金を振り込む」のはToDoです。
スケジュールは「この日時で」と決まっていることですが、「なんとなくの期限」を含んでしまうのがToDoです。
そして、この「いつかすること（ToDo）」を書き出してリスト化したものを「ToDoリスト」と言います。
つまり、
ToDoは「いつかすること」
ToDoリストは「いつかすることリスト」です。
で、ToDoリストを略してToDoと言ったりもします。
今回は混乱ないように、ToDoリストを含めてToDoと表記します。
ToDoの目的とは
「やらなくてはいけないことを、抜き出してリスト化して管理し、キチンとやっていく」ことがToDoの最大の目的です。
この抜き出す最小の項目は、「何をするのか」「いつまでにするのか」です。
その他も、管理する目的によって「重要度」「緊急度」「所要時間」など色々項目を付けますが、最小項目は「いつまでに、何を」だけで構いません。
ToDoを実践する方法
抜き出したToDoを、リストにして管理します。（ToDoリストの作成）
このリストを書くのは、メモ帳でもノートでも、付箋紙でも構いません。
もちろん紙以外で、スマホのアプリで管理する方法もありますが、詳しくは別機会で紹介します。
そして作成した「いつかすることリスト」を、キチンとやり残すことなく実施していくことがToDoの実践になります。
ToDoを実践することのメリット
では、「今週中にBlogを書く」「来週までにお金を振り込む」そのようなToDoを管理して実践することで得られるメリットは何でしょうか？
やり忘れがなくなる
「いつかすること」を管理しているので、やり忘れがなくなるというメリットがあります。
優先順位が付けられる
ToDoをリスト化することで、他のToDoと比べられます。
比べることで、こっちのToDoよりこっちのToDoを優先しよう、というように優先順位を明確にすることが可能です。
そのことで、重要な要件や急ぎの用件を、キチンと処理できるようになります。
作業見積もりが立てられる
ざっとToDoリストを眺めたら、どれだけやらなくてはいけないことがあるかがわかります。
来週のToDoが多いので、来週やろうと思ってたものを、今週前詰めでやっておこう。そのようなことも判断できる材料となります。
つまり作業ボリュームが把握できるので、スケジュールに落とし込んでいくことができるようになります。
頭の中がスッキリする
「いつかすること」を頭でずっと覚えているとしたら、頭に負荷がかかった状態のままということです。
なんとなくやり忘れた感がある。なんとなく作業に追われている感じがする。そのようにスッキリしない状態にもつながります。
ToDoを実践することで、頭の中から追い出すことができ、本来のスッキリした頭に戻すことができます。
ToDoで管理するデメリット
メリットがある反面、デメリットもあります。
最大のデメリットは、洗い出して書く、という手間です。
また一度書いてはみたもののやらなくてもよくなったり、やる内容が変わったりする場合は、見直す必要もあります。
そのような、「書いて、見直して」という手間が発生するということが最大のデメリットです。
まとめ
色々やらないといけないことに追われている。
何かやり残した感じがいつもしている。
実際にやり忘れてトラブルを起こしたことがある。
そのような人は、ToDoのデメリットを上回るメリットが享受できます。ぜひToDoを実践してみてください。
