KAZUNEです。
電話でのマナーといえば
先日、「最近では固定電話のかけ方を知らないのがいるんです」
という恐ろしい話を聞きましたが本当ですか？
電話番号をプッシュしてから受話器を取るので電話をかけることができないとか。
嘘のような話です。
最近では、携帯電話やスマホを使っていて、家に固定電話は引いていません。
という人多いですよね。
固定電話は社会人になって初めてという人も多いのだと思います。
本日は、電話のマナー。電話のかけ方についてです。
電話をかける時の基本マナー
電話をかける時には、かける前にどんな要件で電話をしようとしているのか、その内容を整理しておきましょう。
手元にメモ帳とペンを用意しておきます。
必要なようでしたら資料なども手元にそろえておくとよいです。
- 昼食時や始業時間、就業時間近くは避けます
- 電話がつながったら社名と自分の名前を名乗ってから取次をお願いします
- 相手の方が出たらもう一度、社名と自分の名前を名乗ります
- 相手が不在だった場合には戻りの時間を尋ねて電話をかけなおすようにします
- 電話をかけ終わったら静かに受話器を置きます
電話をかけ終わった際にはガチャンと受話器を置くのはマナー違反です。
私は、指でフックを押してから受話器を置くようにしています。
相手が不在であった場合
相手が不在であった場合にはかけなおすか伝言を残すか、かけなおしてもらうかになります。
かけなおす場合
「何時ごろお戻りでしょうか」と戻る時間を確認しましょう。
「では、〇時頃もう一度こちらからお電話いたします」と伝えます。
伝言を依頼する場合
「お帰りになりましたら、〇〇の件で電話があったことをお伝えください」と告げます。
確認のために、伝言を依頼した人の名前をたずねておきましょう。
折り返し電話をしてもらいたい場合
「恐れ入りますが、お帰りになりましたら、お電話をくださるようお伝えください」と伝言します。
※相手がお客さまや目上の人、取引先の場合などは失礼にあたりますので、なるべくこちらからかけ直すようにします。
言葉づかい
①「〇〇(自分の名前)ですが、△△(相手の名前)さんをお願いします」
→「□□(会社名)の〇〇(自分の名前)と申します。△△(相手の名前)様はいらっしゃいますでしょうか」
自分がどこの誰かをきちんと丁寧に伝えます。
②相手が不在の場合には「伝えてもらえますか」ではなく
「伝言をお願いしたいのですが・・・」
と相手に手間をかけることに申し訳ないという気持ちを示しましょう。
さいごに
こうして書いてみれば、ただかけるだけじゃないかと思われるかもしれませんが、
電話は苦手です。といった話は大変よく耳にします。
マナーとは、相手への心遣いです。
それがわかっていたらきっと大丈夫。
事前に要件をまとめたものをメモしておき、必要な書類などを手元においておくことで焦ることもなくなります。
明るくはきはきと対応しましょう。
電話の場所に鏡を置いておき、電話をかける前に自分の顔を映してみてください。
そしてにっこり微笑んでから受話器を取りましょう。
