会社でメールを利用することは、多いのではないでしょうか。
社内のメンバーだけではなく、社外の業者・お客様等、打ち合わせ内容の確認・見積書・提案書等のやり取りで利用しますよね。
メールは、後々、言った言わないを防ぐのにもいいツールです。
ただ、メールを送るにあたって気をつけなければならないことがあります。
それは、宛先（To）、CC、BCCの使い分けです。あなたは、この3つを明確に分けていますか。間違っていませんか。
今日は、そんなメールのルールを少し書いてみます。
メールの宛先はどこに入れていますか？
メールを作成していると、To、CC、BCCとメールアドレスを入れる場所が3つあります。
この違いをしっかり把握していないと情報漏洩を起こしてしまうことがあります。違いをしっかり覚えておきましょう。
宛先（To）
宛先：「～さんへ」など、宛先が入ります。
メールの宛先の人のアドレスを入れましょう。
CC
Carbon Copyの略：「写し・複写」を意味し、情報共有したいときに利用します。
Toに入れた受信者以外で情報を知っていてほしい人へ送るとき等に使われます。
自分の所属する組織の人へも情報共有しない場合 等
CCへ入れた宛先は、受信者全員にアドレスが表示され確認できます。
見てほしい主の人は、Toにいれ、メール内に宛先（○○様）を入れるようにしましょう。見落としを防ぐのに一役かってくれます。
注意ですが、CCはメールアドレスが受信者全員にわかります。
BCC
Blind Carbon Copyの略：受信者のアドレスを見せない送付方法です。
受信者はBCCに入っている宛先を確認することができません。届いたメールには表示されない為です。
3つの使い分け
宛先、CCは、受信者全員にメールアドレスがわかってしまいます。
ですので、外部のお客様への送付時は特に注意してください。
お互いを知らないお客様同士を、宛先やCCに入れてメールをしてしまうと、それぞれにお客様のメールアドレスやが表示され、個人情報漏洩へつながります。
また、宛先、CCでメールを送る際は、「共有」という意味もありますので、気を付けてください。
以前、このようなことがありました。
あるお客様と1対1でメールのやり取りをしていた営業が、同じ社内の事務員にもこのやりとりを知っておいてほしいと思い、お客様への返信時にCCでその事務員のメールアドレスを入れて返信しました。
それを見たお客様は営業に、「あなたにだけ、言ってるんだけど。誰この人？」と強い不快感が返された、ということです。
たったそれだけで？という感じですが、お客様は知らない事務員がCCで入っているので、びっくりしたのでしょう。
同じ会社の営業と事務員だとはいえ、お客様からしたら営業以外には知られたくないこともあったのかもしれません。
この対応策は、「この内容を事務員に共有させてもらっていいですか」と一事断っておくことですが、CCに入れる場合は、本当にその人と情報共有していいのかは考えてみてください。
「情報共有しますよ＝CC」「情報共有してることは知られたくない＝BCC」のようになるかと思います。
もし少しでも不安であれば、BCCを使ってください。
まとめ
繰り返しますが、メールは便利なツールですが、宛先、CCで送付する際は、気を付けてください。
情報漏洩を防ぐために、お互いを知らない外部の方へ送るときはメールを分けることもいいかと思います。
