議事録や作業報告書、時には事業計画書や新入社員の教育計画書など、私たちは日々様々な資料を作成しています。会社でフォーマットが決まっている定番資料もあれば、全く見たことも聞いたこともない資料を手探り状態で作成することもしばしば。
インターネットで検索できるテンプレートやマニュアルを参考にしている人も多いと思いますが、時間をかけずに、分かりやすい、センスある資料に仕上げるためには、「画像検索」を利用することをおすすめします。
画像検索とは
GoogleやYahooの検索エンジンでは、キーワードにちなんだ検索「記事」が表示されるだけでなく、「画像」に絞り込みをした検索結果を表示させる機能があります。
例えばGoogleの場合はここ。
google画像検索
そしてYahooの場合はここをクリックします。
yahoo画像検索
こうすることで、画像だけに絞り込んだ検索結果を表示することが出来るのです。
資料作成に活かすには
ずばり、作りたい資料の大まかな名称を入力し、画像検索を行います。
例えば「新入社員 教育計画書」とキーワードを入力し画像検索を行った場合はこのような結果画面となります。
画像検索例
文章ベースで作成されたものや、色を使ったり表を取り入れているもの、全体概要が図式化されつつ詳細が文章で記載されているもの、など様々なパターンの「新入社員 教育計画書」を一覧で見ることができます。この画像を眺めながら、自分が作るべき資料の目的と照らし合わせて参考になる資料構成や必要な項目（パーツ）をピックアップしていきます。
自分で作った資料では気付きにくい、客観的な「見やすさ」や「分かりにくさ」を確認することも重要です。
具体的な進め方
画像検索をして、大まかな資料のイメージが掴めたら、次の3つのポイントを意識しながら全体構想を練っていきます。この3つを順を追って考えるのではなく、3つ同時並行で進めてみてください。
- 枚数
1枚の資料にするか、複数枚の資料にするかを決めます。1枚に収まりきらないと予想される場合は、最初から収まりの良いページ数での構成を考えます。
- 資料のレイアウト
「文章で書く部分」「表を組み込む部分」「写真や図を入れる部分」をどういうレイアウトに収めると見やすく、分かりやすいかを検討します。分かりやすい、センスの良いレイアウトがあったら、そのまま参考にしてしまいましょう。
- 盛り込む必要項目（パーツ）
目的、全体概要、詳細、スケジュール、体制図など、資料に記載しておくべき項目を洗い出し、精査します。いろいろな資料を参照することによって、自分が想定していなかった新たな項目に気づくことができます。
まとめ
いかがでしょうか？
思いついたまま適当に作り始めてしまうと、全体像が掴めない、わかりにくい資料になりがちです。後から構成やレイアウトを変更するのも時間がかかってしまいます。
どんな仕事でもそうですが、ゴールのイメージを持って取り組むことでスピードと成果の質は大きく変わります。画像検索をすることで、自然と「資料の完成形」をイメージしながら進めていくことができます。
最初は、最適な画像を探すことが難しいかもしれませんが、何度か実践するとコツを掴むことができ、短時間でセンスの良い資料を作成できるようになります。
定番のビジネス文書から、企画書や事業計画書まで、どんな資料作成にも活用できるテクニックです。ぜひお試しください！
