近年、メールやLINE、SNSの台頭で、プライベートのみならず、職場の「電話」の位置づけも変化をしてきている様相です。
そのような中「新入社員や若手社員が電話に出ない！」と嘆いている方はいませんか？？
「新人のうちは、電話に出るのが一番の仕事だ！」
「私が新人のころは、1コールで電話に出ないと先輩に叱られたのに！」
「どうして電話にでないの！？」
こんな風に思ったことのある先輩社員の皆さん！私も同じことで悩んでいました。
（・・・というか、今もまだ同じように思うことがあります。）
電話によく出ている、または、これまでよく電話対応をしてきた先輩社員さんなら、当たり前に思っていることだと思いますが、新入社員や若手社員が電話に出ることは、大きなメリットがあるものです。そのメリットを改めて新入社員・若手社員に伝えてみませんか？
目次
新入社員が積極的に電話に出ることのメリット
顧客、取引先の名前を覚えること
会社にかかってくるのは、お客様や取引先からの電話がほとんどです。電話を数多くとることで、お客様や取引先の「社名」または「担当者名」を自然と覚えることにつながります。
今の自分の仕事とは関係ないお客様でも、先輩や上司の話の中や会議の中で、その社名が出てくることはよくあります。そんな時、「あ、あの時の電話の会社のことだ」「あ、あの担当者の方のことだ」と気づけることは、仕事をしていく上で重要です。
上司から「○×商事さんって知ってる？」と話を振られることもあるかもしれません。
そのような時「以前、会社に電話がかかってきて対応しました」と答えると、「おっ、仕事しているな」という印象を与えることもできます。
自社の製品やサービスを理解すること
自社の製品やサービスの「お問い合わせ電話」もよくかかってくる電話の1つです。
これは新入社員にとって、「ちょっと嫌な電話」の1つだと思います。私もあまり好きではありませんでした。なぜならば、自社の製品やサービスについてスムーズに答えられないことが多くあるからでした。
その都度、先輩社員に質問して答えて、またわからないことが出てきたら、また質問・・・
この繰り返しをしていると、“なんだかお客様にも迷惑をかけているような気がするし、先輩の仕事の邪魔をしてしまっているような気がする”、そんな風に思ってしまうのです。
確かに、お客様にも先輩社員にも迷惑をかけてしまっているのは事実です。けれども、これが許されるのが新入社員～若手社員の間だけなので、そのことを伝え、がんばってもらいましょう。
机上で、自社製品のカタログを眺めていても電話対応ができるようにはなりません。
実際のお問い合わせに都度対応していくことで、製品についての理解も深まり、会社の戦力となれるのです。
他の社員とのコミュニケーションを図れること
当たり前ですが、自分に用事のない電話は、誰か社内の担当者に取り次ぐことになります。
自分の部署の方へ取り次ぐ場合もあれば、他部署への電話かもしれません。
普段は関わりのない人とも、電話の取次ぎを通じて、実は自然に関係作りができていきます。
何かの仕事やプロジェクトで一緒になることもあるでしょう。
「お会いするのは初めてですが、お電話で・・・」となると相手も親しみを持ってくれるはず。
電話の取次ぎを通じて、いろいろな社員とコミュニケーションを図れるのも新入社員にとってはメリットですね。
電話に出るメリットを伝えてみよう
メールやLINE世代の新入社員や若手社員は、実は「固定電話自体」に親しみがない場合が多くなってきています。先輩社員にとっては、当たり前のことでもきちんと伝えなければ、意思疎通が図れないことも多く出てくるでしょう。
新入社員や若手社員が電話の対応をすることには意味があり、メリットがあるということを改めて伝えてみましょう。
これからの時代、会社の電話自体の役割が変わってくるかもしれませんが、今のところまだ多くの企業において「電話でのやり取り」は重要な役割を担っているのですから！
