上司からの指示であったり、お客さまからの電話だったりと仕事中メモを取ることは多いです。
実際「メモを取れ」と先輩や上司から言われます。
言われたことを一生懸命メモするのですが、後で見返してみたらさっぱり要点がわからないものだったり、字が汚くて何を書いているのかわからなかったり。
メモを取るのに精一杯で打ち合わせの内容がよく呑み込めなかったという経験はありませんか？
上手にメモを取ることは仕事の効率アップにつながります。
本日は、メモを取るのが苦手なあなたのために 上手にメモを取るためのコツをご紹介します。
ノートを使う
最近では、スマートフォンのアプリでも優秀なメモアプリがありますが、さすがにお客さまや上司の前でスマホでメモは取れないと思います。
そこで紙にメモという事になるのですが、バラバラになってしまうメモ用紙やレポート用紙ではなく、一冊のノートを使うことをおススメします。
情報は一冊のノートにまとめた方が便利です。使い分けは必要ありません。
大きさは持ち歩くことも考えると大きくてもＡ４まで。
Ｂ５かＡ５程度のものが良いように思いますが、ご自分の使い勝手の良い大きさを見つけましょう。
ペンを選ぶ
黒一色ではパッと見た時にわかりにくいです。
赤は重要、青は課題など文字の色で情報の内容を見分けることができるようにしましょう。
あまり多くの色を使いすぎてもわかりにくくなってしまうので３色がちょうどよいです。
要点をメモする
言われたことを一字一句すべて書き写す必要はありません。
キーワードを含めた短い文章を自分の言葉でメモを取ります。
綺麗な文章でなくても良いですし、漢字がわからなければカタカナで書いても大丈夫です。
後で見直したときに自分が内容を理解できれば良いのです。
１件のテーマにつき１ページ
1ページに複数のメモを取ると見づらくなってしまいます。
どこに何が書いてあるのかわからなくなってしまってはせっかくのメモが台無しです。
ページの上部に少ししか書いてなくても別テーマのメモは新しいページに書きましょう。
やはり基本は5W1H
5W1Hとは、
- When（いつ）
- Where（どこ）
- Who（だれ）
- What（なに）
- Why（なぜ）
- How(どのように)
ということは、みなさんご存知ですね。
しかし、知ってはいても実際メモを取るときに意識して取れていますか？
さらに
- How many（いくつ）
- How much（いくら）
- So what（だから何～結論）
も意識してメモを取ることができればかなりまとまったメモになります。
図やマークを積極的に使う
文字ばかりではなく、線や矢印、マークなどを積極的に使用して視覚的にわかりやすく整理します。
余白を取っておく
後で思いついたことや新しい情報を追加することができるように余白をとっておくとよいです。
あらかじめノートの真ん中か、２／３のところに縦線を引いて置き右側の部分を調べたことや、自分の考え、追加情報など後から書き込むスペースにするのもおススメです。
さいごに
大事なことは”目的にあったメモをわかりやすく、後で活用できるように”ということです。
略語などをうまく使うとスピードアップできてますよ。
ホワイトボードなどはスマホのカメラ機能を活用して写真に残すとよいです。
目的に応じてメモの取り方も変わりますので、どんどん工夫しながら自分にあった書き方を探してみてください。
