KAZUNEです。
社会人になって最初に教えられることのひとつは「報連相をしっかりと」ではないでしょうか。
きっと多くのビジネスパーソンが耳にしている言葉だと思います。
「報連相」という言葉は「報告」「連絡」「相談」のことなんだということも周知のことでしょう。
でも、ちょっと待ってください。
たまに、こんな質問を受けることがあります。
「報告と連絡の違いってなんですか？いまいちよくわからないんだけれど・・・。」
そういう私も長い間、なんとなく曖昧な理解になっていました。
あなたは「報告」と「連絡」の違いを答えることはできますか？
なんとなく曖昧な理解になっていないですか？
目次
報連相とは
「報連相」？なにそれという方のために。
wikipediaでは以下のように説明されています。
報・連・相（ほう・れん・そう）は、「報告」「連絡」「相談」を分かりやすくほうれん草と掛けた略語。主としてビジネス（職場）において使われる。
「報連相」という言葉は、wikiにも書かれているように、主にビジネスの場で使われる言葉なので、会社勤めをしていない方にはなじみがないかもしれませんね。
「報告」と「連絡」の違い
同じく、wikipediaの中で使用用途として以下のようにも書かれています。
報告
部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること。
連絡
自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告。
相談
自分だけで業務上の判断が困難なとき、上司に意見をきくこと。
※私個人の考えとしては、「報連相」って上から下にもありなんじゃないのかという思いはありますが、ここではおいておきます。
「報告」
「報告」とは、wikiによると
部下が上司の指示に取り組みつつ、途中経過を報告すること。
ということでしたね。
「報告」の目的
「報告」の目的とは、上司や先輩からの指示に対して、部下や後輩が経過や結果を知らせること。
逆にいえば、上のものが下のものに対して今何を行っているのか各メンバーの状況を知るためのもの。
ということがいえそうです。
「報告」するときの心構え
- 重要な報告はすぐにおこなう
- 指示を受けた上司(先輩)に直接報告する
- 結論から伝える
- 事実と意見・考えは分けて報告する
上司や先輩が意思決定するために必要な情報と考えるとどのように報告すればよいのか理解できますね。
「連絡」
「連絡」とは、wikiによると
自分の意見や憶測を含めない関係者への状況報告。
ということでした。
「連絡」の目的
「連絡」の目的とは、その時々で生じた事実を関係者に知らせることです。
事実を周知してもらうということが目的なので、自分の意見や憶測は必要ありません。
「連絡」するときの心構え
- 曖昧な言葉はつかわない
- できるだけ早く関係者に伝える
- 連絡内容によっては伝える順番を意識する
- 漏れのないように関係者全員に伝える
「この情報が必要な人は誰なのか、この情報の関係者は誰なのかがわからないです」
という場合もあると思います。
そういう時は、そう、「報連相」の「相」ですよ。
先輩やわかっている関係者に相談しましょう。
後で、あの人にだけ連絡がいってなかった！！なんてことにならないように要注意です。
さいごに
本当に大切なことは「報告」と「連絡」の言葉の意味の違いではなく、誰がなんのために必要なのかということです。
「報告」は上司や先輩がなんらかの意思決定を行うために必要な情報を伝えるものです。
「連絡」は関係各位へその時々で生じた事実をお知らせすることです。
何をどのようにどのタイミングで伝えると上司や先輩が意思決定できるのか、助かるのか、喜んでもらえるのか。
また、関係者へ事実を周知できるのか。
ということなのではないかなぁと感じています。
さいごにのさいご
ところで・・・。
ここからは完全にここだけのおはなし。
※と書くことに意味があるのかはおいといて(笑)
あなたの職場、上司や先輩と気持ちよくコミュニケーションのとれる環境ですか？
「報連相」が大切なことはよくわかっているんだけれど、どうしても苦手なんだよなぁ。
というおはなしもよく聞きます。
そういった時の意識改革裏技です。
それは・・・。
「上司に責任をなすりつける」
自分で勝手に判断して、自分で勝手にやっちゃったらそれはもう自分の責任ですが、上司に報告して、上司が判断して、上司の指示に従っているのですから、それはもう上司の責任。
これさえ頭においておけば、いつでも報告できるというものです。
あくまでも「意識」ですよ。
ていうか、なので上司は嘘やごまかしのない報告をその時々に的確に欲しいはずです。
だって、部下の失敗は上司の失敗。
知らないところで知らないうちにお客様を怒らせてしまった。
会社に損害を与えてしまった。
なんて望んでいませんから。
