KAZUNEです。
業務の効率化だの時短だの、そんな言葉をたくさん耳にするようになりました。
業務プロセスを見直して、ミスにつながる箇所や無駄・非効率的なところを洗い出す。
業務プロセスの改善って、効率化や時短を狙って行うものでもありますよね。
そんな、業務プロセス改善だからこそ、無駄な時間をかけることなく、スムーズに進めていきたいものです。
本日、私のあげるポイントは以下５つ
- 業務プロセス改善の担当者を決める
- ミーティングにはそれぞれの業務を行っている関係者を参加させる
- 関連しているプロセスは同時にプロセス改善を行う
- 改善案はわかりやすく作成し共有する
- 業務プロセス改善の成功or失敗を判断する
目次
業務プロセス改善の担当者を決める
業務プロセス改善を誰が行うのか、担当者を決め、責任の所在を明確にします。
責任の所在がはっきりすることで業務プロセス改善をスムーズに進めることができます。
ミーティングにはそれぞれ業務を行っている関係者を参加させる
その業務を実際に行っている担当者だけでなく、その業務プロセスに関係している人もミーティングに参加してもらいます。
それぞれ業務における問題点を徹底的に洗い出す作業です。
まったく問題のない業務に見えても、改善すべき箇所は必ずあるものです。
問題点を集めて、どの問題から改善していくべきか優先順位をつけます。
現場の状況をよく知っている人の意見を幅広く、いろいろな角度から取り入れることはよりよい改善策につながります。
時間がとられがちなミーティングですが、無駄に時間をかけることのないよう効率よくまとめましょう。
関連しているプロセスは同時にプロセス改善を行う
それぞれの業務プロセスがどのように関連しているのかをあらかじめ把握しておくことが必要です。
別々に業務プロセスの改善を行うよりも効率よく、また関連した業務の中でぶれや無駄のない改善案を見つけ出すことができるでしょう。
業務プロセスの改善を行い、成功したとしても、関連している業務プロセスに足を引っ張られることで効果があまり感じられないなどということは避けたいですし、プロセス改善の効果は大きいです。
改善案はわかりやすく作成し共有する
誰が見てもわかりやすいということは大切です。
業務のフローチャートを活用するなど図面化し、他部署の人から見てもわかるようなものを作成します。
今回見つかった問題点は、その業務フローだけの問題ではなく、もしかすると他のプロセスでも起こる(起こっている)問題かもしれません。
今回見つかった業務フローに発生した問題と解決策を共有することで、今後起こりうる問題を未然に防ぐことにつながるかもしれません。
業務プロセス改善の成功or失敗を判断する
業務フローの改善において、新しく導入した業務フローが必ずしも成功するとは限りません。
業務プロセス改善案を実行した後、成功か失敗か正確に判断する必要があります。
成功基準と失敗基準をあらかじめ決めておくことが必要です。
また、失敗したときの対処法についても事前に考えておくことは大切です。
もし、失敗だと判断されたらどうするかを事前に考えておく必要があります。
さいごに
今まさに、業務プロセスの改善作業に取組んでいるというあなた。
だからといって、今やっている業務は待ってもくれず・・・。
ちょっと後ろ向きな気分になってしまっていませんか？
ただ、闇雲に取組んでいくのではなく、ポイントをおさえてしっかりと時間をかけるところは時間をかけ、無駄な時間は省き
「改善しなければならない」と義務的な意識ではなく「改善するぞ！」というような前向きな姿勢でポジティブに取組む姿勢が大切です。
